Kế hoạch nhằm định hướng cho các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh; các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố các nội dung cần thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2023. Qua đó phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệulưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, góp phần thực hiện chuyển đổi số, cải cách hành chính nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào Kế hoạch của tỉnh và tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị để xây dựng, triển khai thực hiện có hiệu quả kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của cơ quan, đơn vị mình. Việc triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải đúng quy định, chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền và phù hợp với các kế hoạch, chương trình khác có liên quan.
Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến kịp thời các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý bằng nhiều hình thức như: Các phương tiện thông tin báo, đài, trên trang thông tin điện tử của tỉnh, của cơ quan, đơn vị; đồng thời giới thiệu về tài liệu lưu trữ bằng các bài viết đưa tin trên tạp chí, ấn phẩm của từng ngành, địa phương về hoạt động lưu trữ; tổ chức bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh rà soát các văn bản của UBND tỉnh đã ban hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ để ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình mới. Trong phạm vi thẩm quyền, ban hành các văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Các cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền, căn cứ quy định của pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về văn thư, lưu trữ, thực hiện ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản đã ban hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến; Kế hoạch thu thập và chỉnh lý tài liệu năm 2023; Kế hoạch chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước... Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức năm 2023 và cập nhật danh mục hồ sơ vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của cơ quan, đơn vị để triển khai thực hiện việc lập hồ sơ điện tử. Thời gian hoàn thành Quý I/2023.
Tổ chức các các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ. Thời gian hoàn thành Quý III/2023. Bố trí, sử dụng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ. Rà soát, sắp xếp và bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ, đảm bảo đúng chuyên ngành, đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Sở Nội vụ, trước ngày 30/3/2023.
Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành. Tăng cường thực hiện kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, trọng tâm là kiểm tra các nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử, lậphồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; thực hiện trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan; số hóa tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu. Các cơ quan, đơn vị thực hiện kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý. Thời gian hoàn thành Quý IV/2023./.
