Theo đó, đối với các sở, ban, ngành: Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật và kết quả rà soát văn bản thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị để hệ thống hóa theo định kỳ, bao gồm các văn bản trong Tập hệ thống hóa của kỳ 2014-2018 thuộc trách nhiệm hệ thống hóa của cơ quan/đơn vị, cụ thể: các văn bản của UBND, HĐND cùng cấp có nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan mình. Các văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa 2019-2023, cụ thể là các văn bản được ban hành từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 31/12/2023 thuộc trách nhiệm hệ thống hóa của cơ quan/đơn vị (gồm cả văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa 2019-2023 nhưng chưa có hiệu lực).
Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã: Các văn bản quy phạm pháp luật và kết quả rà soát văn bản thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đểhệ thống hóa theo định kỳ, bao gồm các văn bản trong Tập hệ thống hóa của kỳ 2014-2018 thuộc trách nhiệm hệ thống hóa của địa phương, cụ thể: các văn bản của UBND, HĐND cùng cấp có nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan mình. Các văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa 2019-2023, cụ thể là các văn bản được ban hành từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 31/12/2023 thuộc trách nhiệm hệ thống hóa của đơn vị (gồm cả văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa 2019-2023 nhưng chưa có hiệu lực).
Lưu ý: Các văn bản để hệ thống hóa phải được tập hợp từ nguồn văn bản để rà soát, hệ thống hóa quy định tại Điều 141 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 31 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP).
Kết quả rà soát văn bản để hệ thống hóa được tập hợp từ cơ sở dữ liệu phục vụ kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của các cơ quan với thành phần là kết quả của nhiều hoạt động như: Rà soát theo căn cứ là văn bản; rà soát theo căn cứ là tình hình phát triển kinh tế - xã hội; rà soát văn bản theo chuyên đề, lĩnh vực, địa bàn,...
Kết quả rà soát văn bản để hệ thống hóa phải được kiểm tra lại để bảo đảm tính chính xác về hiệu lực của văn bản tính đến thời điểm hệ thống hóa là ngày 31/12/2023. Trường hợp kết quả rà soát văn bản phản ánh không cập nhật tình trạng pháp lý của văn bản hoặc phát hiện văn bản chưa được rà soát theo quy định tính đến thời điểm hệ thống hóa thì cơ quan/đơn vị thực hiện hệ thống hóa phải tiến hành rà soát (bổ sung) theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP (Mục 3 Chương IX).
Tiêu chí sắp xếp văn bản trong các danh mục: Lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan hoặc lĩnh vực do cơ quan hệ thống hóa quyết định. Thứ tự văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn đến văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn. Thứ tự thời gian ban hành văn bản từ văn bản được ban hành trước đến văn bản được ban hành sau. Tiêu chí khác phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước.
Lưu ý: Các tiêu chí sắp xếp đã nêu phải được bảo đảm thực hiện đồng thời không chỉ đáp ứng một hoặc hai tiêu chí đơn lẻ. Hiện nay, các biểu mẫu tương ứng ban hành kèm theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP cũng đã được thiết kế trên cơ sở các tiêu chí sắp xếp này. Đối với trường hợp văn bản điều chỉnh nhiều nội dung ở các lĩnh vực khác nhau thì khi sắp xếp, văn bản liên quan đến lĩnh vực nào sẽ được sắp xếp vào lĩnh vực đó và thực hiện ghi chú sự liên quan của văn bản đến các lĩnh vực khác nhau tại số, ký hiệu của văn bản trong lĩnh vực đầu tiên mà văn bản được sắp xếp vào. Tuy nhiên, khi thống kê số lượng tổng hợp văn bản thì các văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, được sắp xếp vào nhiều lĩnh vực khác nhau chỉ được tính 01 (một) lần, tránh trùng lặp./.
