Hướng dẫn thực hiện công tác duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hòa Bình năm 2024

Trên cơ sở 100% các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên toàn tỉnh đã hoàn thành việc công bố áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả duy trì áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, góp phần thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính, Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thực hiện việc duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Hòa Bình năm 2024 như sau:

Các nội dung thực hiện để duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Thường xuyên cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng kể từ khi văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành; Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần thông quá việc xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL định kỳ hàng năm theo quy định. Mục tiêu nhằm bảo đảm duy trì có hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại cơ quan theo hướng đảm bảo hoạt động hành chính của cơ quan và của chính quyền địa phương phải được hoạch định và tập trung vào phát triển bền vững, được kiểm soát và đánh giá thông qua hệ thống quản lý với toàn bộ các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc đồng thời khuyến khích sự tham gia của công dân, doanh nghiệp, tổ chức (khu vực tư nhân) vào xây dựng các chính sách công, tạo văn hóa dân chủ ở cơ sở. Thực hiện công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng của Hệ thống; đảm bảo bản công bố HTQLCL được niêm yết tại trụ sở cơ quan, trên trang web/cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị và được thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ để theo dõi, tổng hợp; Xây dựng Kế hoạch duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 và tổ chức kiểm tra tình hình hoạt động áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình trong năm. 

Hướng dẫn duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Việc duy trì áp dụng, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 phải được lồng ghép với việc thực hiện Quyết định số 244/QĐ-UBND ngày 25/12/2023 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch cải cách hành chính tỉnh Hòa Bình năm 2024, cụ thể: 100% TTHC đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên nhiều phương tiện truy cập khác nhau, bao gồm cả thiết bị di động; nâng cao tỷ lệ hồ sơ TTHC được xử lý trực tuyến toàn trình, phấn đấu đạt tỷ lệ theo tiêu chí chấm điểm của Bộ Chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh. Rà soát, đơn giản hóa quy định TTHC: Rà soát, đánh giá để đề xuất cấp có thẩm quyền cắt giảm, loại bỏ các TTHC rườm rà, chồng chéo dễ bị lợi dụng để tham nhũng hoặc là rào cản gây khó khăn, phiền hà cho người dân, tổ chức khi thực hiện TTHC, loại bỏ các thành phần hồ sơ không cần thiết, không hợp lý, cắt giảm mạnh các mẫu đơn, tờ khai và các giấy tờ không cần thiết hoặc có nội dung thông tin trùng lặp trên cơ sở ứng dụng các công nghệ số và các cơ sở dữ liệu sẵn có. Tổ chức thực hiện rà soát, đơn giản hóa TTHC nội bộ trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh theo quy định tại Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15/9/2022 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch số 209/KH-UBND ngày 31/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh và các văn bản có liên quan. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ trong năm nhằm duy trì, cải tiến HTQLCL hiện hành trên cơ sở rà soát tất cả các lĩnh vực chuyên môn thuộc thẩm quyền, chức năng để tự công bố lại Hệ thống quản lý Chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 nếu có sự thay đổi phạm vi áp dụng một cách đáng kể. Trên cơ sở đó, cập nhật, đăng tải công khai các quy trình thực hiện công tác chuyên môn (các TTHC) dưới nhiều hình thức khác nhau nhằm đảm bảo minh bạch toàn bộ các quy trình thực hiện TTHC, các nội dung cụ thể của từng TTHC thuộc thẩm quyên giải quyết và phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC, Cổng dịch vụ công của tỉnh, Trang thông tin điện tử của các đơn vị, địa phương một cách thống nhất, chính xác trong toàn bộ hệ thống quản lý hành chính nhà nước để tạo điều kiện cho người dân, doanh nghiệp, tổ chức có thể tiếp cận, nắm bắt, tham gia thực hiện một cách dễ dàng, thuận tiện.

Đẩy mạnh việc triển khai, cung cấp Dịch vụ công trực tuyến gắn với các TTHC và các dịch vụ công khác (thanh toán trực tuyến, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính ...) trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh; Tiếp tục thực hiện tốt các quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong khi tổ chức thực hiện các quy trình chuyên môn và duy trì áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015.

Trong quá trình duy trì áp dụng HTQLCL, các cơ quan, đơn vị có thể tham chiếu Tiêu chuẩn TCVN ISO 18091:2020 - Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng hướng dẫn áp dụng ISO 9001 tại chính quyền địa phương và đáp ứng các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 đảm bảo tính tổng thể, toàn diện, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của công dân, doanh nghiệp, tổ chức và các bên quan tâm có liên quan khác và hướng tới phát triển kinh tế, xã hội bền vững.

Thực hiện cải tiến các quy trình/thủ tục xử lý công việc trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 theo định hướng như sau: Đối với Mô hình HTQLCL và các quy trình/hướng dẫn thuộc mô hình khung của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001.2015: Đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiên cứu Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ để rà soát lại hệ thống tài liệu của HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 sao cho cập nhật được những thay đổi trong Hệ thống quản lý chất lượng và phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị. Đối với các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015: Hiện nay các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 của hầu hết các cơ quan, đơn vị đã được xây dựng dựa trên Bộ thủ tục hành chính được công bố. Do vậy, trong trường hợp ở một số cơ quan, đơn vị còn tồn tại tình trạng vận hành đồng thời 02 bộ tài liệu song song là Bộ thủ tục hành chính và bộ quy trình/thủ tục ISO có sự tương đồng về các nội dung như: Thành phần hồ sơ, thời gian và các bước thực hiện, căn cứ pháp lý,... Sở Khoa học và Công nghệ đề nghị quý cơ quan, đơn vị tùy theo tình hình thực tế, nghiên cứu: Cải tiến tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo hướng thống nhất sử dụng Bộ thủ tục hành chính hiện hành thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình để xây dựng các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn (các TTHC) khi duy trì áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015. Đồng thời đặc biệt lưu ý thực hiện theo hướng tích hợp áp dụng quy trình thực hiện cơ chế một cửa, môt cửa liên thông vào Hệ thống quản lý chất lượng với định hướng trọng tâm là việc thực hiện chuyển đổi số và đảm bảo yêu cầu, lộ trình theo Đề án đổi mới thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 468/QĐ-TTg ngày 27/3/2021 và theo Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp Bộ thủ tục hành chính chưa kịp ban hành, sửa đổi khi có sự thay đổi văn bản quy phạm pháp luật tương ứng thì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của cơ quan, đơn vị phải cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng kể từ khi văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ. Tổ chức kiểm soát công tác cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính vận hành trong HTQLCL và tích hợp các quy định về kiểm soát thủ tục hành chính, cơ chế một cửa, một cửa liên thông, vị trí việc làm; thực hiện đo lường mức độ hài lòng của tổ chức, công dân và thực hiện giải quyết nhanh chóng các TTHC qua đó nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công.  

Việc ban hành, sửa đổi tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 phải được theo dõi và ghi nhận sự sửa đổi vào trang đầu tiên của tài liệu để đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu theo quy định của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

Đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trực tiếp tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Đề nghị các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trực tiếp tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, đặc biệt là các cơ quan, đơn vị có sự thay đổi cán bộ tham gia phụ trách công tác ISO để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng luôn được vận hành và duy trì liên tục, có hiệu quả để đẩy mạnh phát triển kinh tế - xã hội của địa phương./.