Để đảm bảo hoạt động sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đúng quy định, ngày 28/10/2022, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Công văn số 1875/UBND-NVK về việc chấn chỉnh hoạt động sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Theo đó, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tiến hành hoạt động sử dụng dịch vụ lưu trữ, phải đảm bảo lựa chọn các tổ chức, cá nhân đủ điều kiện được cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trước khi ký hợp đồng sử dụng dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bào gồm: Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật Nhà nước, các cơ quan, đơn vị phải phối hợp, xin ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ về hồ sơ năng lực chuyên môn của tổ chức hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đảm bảo theo quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ.
Trong quá trình sử dụng dịch vụ lưu trữ, các cơ quan, đơn vị phải quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết. Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc kiểm tra, giám sát nâng cao chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị sử dụng dịch vụ lưu trữ.
Ủy ban nhân dân tỉnh Giao Sở Nội vụ hướng dẫn việc thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Phối hợp thẩm định hồ sơ năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng dịch vụ trên địa bàn tỉnh. Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra, thanh tra việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quản lý theo quy định. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm trong hành nghề dịch vụ lưu trữ. Trường hợp vượt quá thẩm quyền thì báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. Đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nội dung chỉ đạo trên; tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định./.
