Căn cứ Điều 9, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Công ty trước khi muốn sử dụng hóa đơn phải làm Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý và niêm yết tại trụ sở công ty trong suốt thời gian sử dụng. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty. Căn cứ Điểm 2, Điều 32, Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì: “2. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập Tờ thông báo phát hành hóa đơn sau khi hóa đơn đã được sử dụng.” Như vậy, nếu giám đốc đi vắng thì người được ủy quyền đại diện cho công ty theo pháp luật ký thông báo phát hành. Nếu công ty bạn sử dụng hóa đơn khi chưa ký thông báo phát hành thì ngoài việc bị phạt tiền, công ty còn phải thực hiện các thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định tại Điều 9, Thông tư 153 nêu trên.